As reuniões são a
chave das comunicações e relações humanas dentro de uma organização. Nelas são
apreciados os objetivos a que o grupo se propõe concretizar, como também são
oportunidades excelentes para serem analisadas as queixas, reclamações e
"arestas" entre os membros e resolvê-las.
Nas reuniões
pode-se aquilatar o temperamento de cada um dos membros, onde suas aspirações,
tendências e inibições afluem. Algumas técnicas de direção visam
especificamente obter relações humanas satisfatórias, e, especialmente, quando
o grupo se encontra reunido. Deve ser feita uma programação prévia onde fique
perfeitamente delineado o objetivo a ser analisado, para que todos os
participantes tenham oportunidades de se preparar, programando perguntas,
exemplos e experiências.
Uma das
preocupações mais importantes do dirigente de uma reunião é programá-la dentro
de grau de hierarquia idêntico ou próximo, em que o nível cultural seja
assemelhado. O desnível onde há participantes de hierarquias diversas e
culturas diferentes, acarretaria um fracasso, ou predominância de determinadas
pessoas, em detrimento daqueles portadores de baixa hierarquia funcional, os
quais ficariam inibidos.
Tem a reunião um
valor tanto administrativo, como educativo. A participação de reunião, por
parte do membro do grupo, lhe dá um sentimento de importância e de
responsabilidade, pois é uma ocasião de apresentar-se como cooperador pelos
planos ou sugestões apresentados. Quem coopera produz mais! Isso é lógico. Mas
deve existir confiança, fator importante para a finalidade de uma organização e
sobrevivência do grupo. Tal situação também é válida para a reunião.
Tipos
de Reunião
Earle S. Hannaford
classifica em quatro tipos, as reuniões mais importantes:
1ª) Reunião
Informativa - E aquela em que a decisão já foi tomada. Aquela em que se
transmite a decisão prévia. É geralmente usada no meio militar, onde as
informações são feitas e não se admite contestação.
2ª) Reunião
Coletora de Opiniões - É aquela em que se recebem as opiniões do grupo. Após a
reunião o dirigente toma a decisão.
3ª) Reunião
Explicativa - Persuasiva - É aquela onde a explicação precede a persuasão, para
que a decisão seja levada ao conhecimento dos integrantes da reunião, pelo
dirigente.
4ª) Reunião
Opinativa-Deliberativa - Reunião em que as opiniões, como a deliberação, cabem
aos participantes. Há o diálogo espontâneo, contestações em sentido
elucidativo, em que o grupo resolve os problemas.
Segundo entende
Pierre Weil, "quem participa de uma conclusão, tem de aceitá-la e quem
aceita coopera. A participação gera a aceitação, que traz consigo a
cooperação".
Preparativos
para a Reunião
Alguns cuidados
devem ser observados por parte de quem organiza uma reunião. São eles:
1. As cadeiras
devem estar bem próximas, a fim de que seja possível ouvir sem despender muitos
esforços:
a) face a face:
para uma entrevista;
b) em círculo ou em
linha: para uma conferência.
2. Procure
eliminar toda espécie de ruídos e interrupções que venham tirar a atenção dos
participantes da reunião.
3. Ter sempre papel, lápis ou caneta, livro de
ata, para as devidas anotações.
4. Elaborar a
pauta dos assuntos a serem discutidos.
5. Preparar- se
mental e emocionalmente para ouvir os demais participantes.
Motivos
que Levam a Reunião a um Fracasso
lª) TIPO
INADEQUADO DE REUNIÃO - Escolha de reunião que não é adaptável. Por exemplo:
Reunião em que se deve levar uma decisão já tomada (reunião informativa) e o
dirigente deixa que o grupo opine e delibere (reunião opinativa-deliberativa).
A conclusão pode não ser coincidente com aquela já tomada.
2ª) FALTA DE
EXPERIÊNCIA DO LÍDER - Não sabendo, o líder pode provocar uma participação
atuante das pessoas, correndo o risco de ser, a reunião, levada ao fracasso.
Outro motivo que pode ocorrer também é pela falta de seqüência das fases da
reunião.
3ª) PESSOAS
ESTRANHAS - A visita ou participação de pessoa estranha em reunião pode
produzir uma inibição geral, criando um constrangimento. A reunião vai
"esfriando".
4ª) FALTA DE
PLANEJAMENTO - A ausência de ordenação nos debates, provoca perda de tempo.
5ª) TELEFONE -
Durante uma reunião deve ser evitado o uso de telefone. Por vezes, em momentos
importantes, uma "chamada telefônica" muda o ritmo de uma reunião.
6ª) TEMPERAMENTO -
O temperamento do dirigente é elemento motivador de fracasso. A agressividade é
um dos exemplos que fazem com que a reunião fracasse. "Ninguém gosta de
ser maltratado", é algo que permanece dentro do ser humano, como objetivo
de vivência; e o contrário também é verdadeiro.
Mecanismo
da Reunião
Como em todas as
coisas ou ações que se processam, há um mecanismo, que é desenvolvido, uma
reunião também possui o seu mecanismo.
Há um
processamento quando uma pessoa tenta resolver um problema. Primeiro ela
define, depois procura as causas, faz um esboço das soluções, ou seja,
conclusões provisórias, para chegar às conclusões definitivas, após analisar
todos os pontos favoráveis ou desfavoráveis.
O pensamento
humano é extremamente importante para a seqüência de uma reunião liderada.
Hannaford fez um
quadro comparativo das fases normais do pensamento e das fases de reunião
liderada.
FASES
DO PENSAMENTO: FASES DE
REUNIÃO LIDERADA:
1. Definir o
problema; 1.
Definição do assunto ou do problema.
2. Analisar o
problema e procurar 2. Debate do
problema ou do assunto as causas.
3. Conclusão
provisória; 3.
Aceitação;
4. Conclusão
definitiva 4.
Redação da conclusão.
Dessa orientação
abalizada, pode-se concluir que em toda reunião há unia seqüência imutável:
1ª) FASE:
DEFINIÇÃO - O problema deve ser explicitado, se possível escrito, para que haja
uma gravação audiovisual.
2ª) FASE: DEBATER
- Cada participante tem a oportunidade em citar exemplos, experiências,
analisar o que foi proposto.
3ª) FASE:
ACEITAÇÃO - Procuram os participantes uma solução, embora que provisória,
debatendo a que parecer ser a melhor.
4ª) FASE:
CONCLUSÃO - Há uma solução definitiva, e tal como: a primeira, deve ter um
caráter audiovisual. Se ocorrer discordância, a reunião deve fazer uma
regressão à fase anterior.
A todas as
reuniões em que se objetive um bom entendimento e uma cooperação futura, deve
seguir a seqüência, sem pressa, pois a pressa é inimiga da perfeição.
A reunião tem o
sentido educativo, pelo fato de os participantes estarem adquirindo
experiências, completando sua formação profissional.